The 10 Principles of Listening

Một người giỏi lắng nghe không chỉ nghe được những điều được nói ra mà cả những điều người nói không nói hoặc chỉ nói một phần.

Lắng nghe bao gồm quan sát ngôn ngữ cơ thể và nhận ra được sự mâu thuẫn giữa thông điệp lời nói và phi lời nói. Chẳng hạn, nếu một người nói với bạn rằng họ hài lòng với cuộc sống của mình, nhưng qua cái nghiến răng hoặc đôi mắt đầy nước, bạn cần thấy được sự mâu thuẫn giữa thông điệp lời nói và phi lời nói, họ có thể nói vậy mà không phải vậy. Lắng nghe yêu cầu sự tập trung và sử dụng các giác quan khác ngoài việc chỉ chú tâm vào lời nói.

Lắng nghe không giống như nghe thấy, và để lắng nghe một cách hiệu quả, bạn không chỉ sử dụng mỗi đôi tai.

1. Dừng nói

“Nếu Thượng đế muốn chúng ta nói nhiều hơn nghe, ông ấy đã cho chúng ta 1 cái tai và 2 cái lưỡi ” ~ Mark Twain.

Đừng nói, hãy lắng nghe. Khi người khác nói, hãy lắng nghe họ đang nói gì, không ngắt lời, không nói át đi hoặc giúp họ kết thúc câu nói. Đừng như vậy, hãy chỉ lắng nghe thôi. Khi người khác đã nói xong, có thể bạn cần làm rõ để chắc chắn bạn hiểu được chính xác thông điệp của họ.

2. Sẵn sàng Lắng nghe

Hãy thư giãn. Tập trung vào người nói. Hãy để những thứ khác ra khỏi đầu. Tâm trí con người dễ bị xao nhãng bởi các suy nghĩ khác – như trưa nay ăn gì, mấy giờ phải đi để bắt kịp tàu, hình như trời sắp mưa – hãy cố gắng loại bỏ những suy nghĩ khác ra khỏi đầu và tập trung vào các lời nói đang được chuyển tải.

3. Giúp người nói thoải mái

Giúp người nói cảm thấy họ có thể giao tiếp một cách thoải mái. Hãy nhớ các nhu cầu và mối quan tâm của họ. Gật đầu hoặc sử dụng các điệu bộ hoặc lời nói để khích lệ họ tiếp tục. Duy trì giao tiếp bằng mắt nhưng đừng nhìn họ chằm chằm – hãy cho họ thấy rằng bạn đang lắng nghe họ và hiểu được những gì họ đang nói.

4. Loại bỏ những thứ gây xao nhãng

Hãy tập trung vào thông điệp người khác đang nói, đừng vẽ vời, xếp lại giấy tờ, nhìn ra cửa sổ, cắn móng tay hoặc những việc tương tự. Tránh ngắt lời không cần thiết làm gián đoạn quá trình lắng nghe và gửi thông điệp đến người nói rằng bạn không thích nghe hoặc mất chú ý.

5. Đồng cảm

Hãy cố gắng hiểu được quan điểm của người khác. Hãy nhìn các vấn đề từ góc nhìn của họ. Quên đi các định kiến. Khi để tâm trí mở, chúng ta có thể đồng cảm hơn với người nói. Nếu họ nói điều gì chúng ta không đồng quan điểm, hãy chờ và chuẩn bị lý lẽ để phản đối nhưng hãy để tâm trí mở đối với quan điểm của người khác.

6. Hãy kiên nhẫn

Khi người nói dừng lại, thậm chí là dừng lâu, cũng không hẳn là họ đã nói xong. Hãy kiên nhẫn và để người nói tiếp tục trong khoảng thời gian của họ, đôi khi họ cần thời gian để xác định phải nói gì và nói như thế nào. Đừng bao giờ ngắt lời hoặc kết thúc một câu nói cho người khác.

7. Tránh định kiến

Hãy cố gắng vô tư, không định kiến. Đừng trở nên tức tối và đừng để thói quen hoặc tác phong của người nói làm bạn xao nhãng khỏi những điều họ đang thực sự nói. Mỗi người lại có cách nói khác nhau – chẳng hạn một số người hay lo lắng hoặc ngượng ngịu hơn người khác, một số người nói giọng địa phương hoặc sử dụng tay thái quá, một số người vừa đi vừa nói, một số người thích ngồi nói. Hãy tập trung vào điều họ nói và cố gắng hỏ qua phong cách họ nói.

8. Lắng nghe âm sắc

Cả âm lượng và âm sắc đều bổ trợ cho điều người nghe nói. Một người nói giỏi là người biết sử dụng cả âm lượng và âm sắc để giữ người nghe chú ý, tất cả mọi người đều sử dụng ngữ điệu, âm sắc và âm lượng của giọng nói trong từng trường hợp cụ thể - hãy để chúng giúp bạn hiểu được điều người nói nhấn mạnh.

9. Lắng nghe lấy ý – Không chỉ nghe lấy từ

Bạn cần nhìn vào bức tranh toàn cảnh, không chỉ từng phần, từng mảnh rời rạc. Có thể một trong những khía cạnh khó nhất của lắng nghe là khả năng kết nối các mảnh thông tin vào nhau thành ý của người nói. Khi bạn tập trung, không xao lãng, điều này sẽ trở nên dễ hơn.

10. Hãy chờ và quan sát giao tiếp phi ngôn ngữ.

Các điệu bộ, biểu cảm khuôn mặt, chuyển động mắt, tất cả đều quan trọng. Chúng ta không chỉ lắng nghe bằng tai mà cả bằng mắt – hãy quan sát và lấy thông tin bổ sung được truyền tải thông qua giao tiếp phi ngôn ngữ.

Đừng vội vã kết luận điều bạn nhìn thấy và nghe thấy. Bạn cần luôn phải làm rõ để chắc chắn điều bạn hiểu là đúng. 

A good listener will listen not only to what is being said, but also to what is left unsaid or only partially said.

Listening involves observing body language and noticing inconsistencies between verbal and non-verbal messages. For example, if someone tells you that they are happy with their life but through gritted teeth or with tears filling their eyes, you should consider that the verbal and non-verbal messages are in conflict, they maybe don't mean what they say.  Listening requires you to concentrate and use your other senses in addition to simply hearing the words spoken.

Listening is not the same as hearing and in order to listen effectively you need to use more than just your ears.

1. Stop Talking

“If we were supposed to talk more than we listen, we would have two tongues and one ear.” Mark Twain.

Don't talk, listen.  When somebody else is talking listen to what they are saying, do not interrupt, talk over them or finish their sentences for them.  Stop, just listen.  When the other person has finished talking you may need to clarify to ensure you have received their message accurately.

2. Prepare Yourself to Listen

Relax.  Focus on the speaker.  Put other things out of mind.  The human mind is easily distracted by other thoughts – what’s for lunch, what time do I need to leave to catch my train, is it going to rain – try to put other thoughts out of mind and concentrate on the messages that are being communicated.

3. Put the Speaker at Ease

Help the speaker to feel free to speak.  Remember their needs and concerns.  Nod or use other gestures or words to encourage them to continue.  Maintain eye contact but don’t stare – show you are listening and understanding what is being said.

4. Remove Distractions

Focus on what is being said: don’t doodle, shuffle papers, look out the window, pick your fingernails or similar. Avoid unnecessary interruptions.  These behaviours disrupt the listening process and send messages to the speaker that you are bored or distracted.

5. Empathise

Try to understand the other person’s point of view.  Look at issues from their perspective.  Let go of preconceived ideas.  By having an open mind we can more fully empathise with the speaker.  If the speaker says something that you disagree with then wait and construct an argument to counter what is said but keep an open mind to the views and opinions of others. 

6. Be Patient

A pause, even a long pause, does not necessarily mean that the speaker has finished.  Be patient and let the speaker continue in their own time, sometimes it takes time to formulate what to say and how to say it.  Never interrupt or finish a sentence for someone.

7. Avoid Personal Prejudice

Try to be impartial.  Don't become irritated and don't let the person’s habits or mannerisms distract you from what they are really saying.  Everybody has a different way of speaking - some people are for example more nervous or shy than others, some have regional accents or make excessive arm movements, some people like to pace whilst talking - others like to sit still.  Focus on what is being said and try to ignore styles of delivery.

8. Listen to the Tone

Volume and tone both add to what someone is saying.  A good speaker will use both volume and tone to their advantage to keep an audience attentive; everybody will use pitch, tone and volume of voice in certain situations – let these help you to understand the emphasis of what is being said. 

9. Listen for Ideas – Not Just Words

You need to get the whole picture, not just isolated bits and pieces.  Maybe one of the most difficult aspects of listening is the ability to link together pieces of information to reveal the ideas of others.   With proper concentration, letting go of distractions, and focus this becomes easier.

10. Wait and Watch for Non-Verbal Communication

Gestures, facial expressions, and eye-movements can all be important.  We don’t just listen with our ears but also with our eyes – watch and pick up the additional information being transmitted via non-verbal communication.

Do not jump to conclusions about what you see and hear. You should always seek clarification to ensure that your understanding is correct.

(Source: Skills You Need)